各区、县粮食局（署）：

　　副食品价格补贴（以下简称副补）发放是本市粮食行政管理部门一项政策性业务工作，近几年区县粮食行政管理部门注重加强副补业务档案管理，档案规范管理水平有较大提高，但目前仍有部分单位对副补业务档案工作重要性认识不足，档案管理不够规范。根据《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等文件要求，为切实加强本市副补业务档案规范化管理，特制定《本市副食品价格补贴文件材料归档范围及保管期限表》（以下简称《保管期限表》），现印发给你们，并就有关事项通知如下：

　　一、进一步提高对副补业务档案规范化管理重要性的认识

　　档案规范化管理是“合理管档、科学用档”的前提和基础，积极开展档案规范化管理有利于健全档案工作机制，形成完善的档案管理网络，充分发挥档案资源信息作用、凭证作用和宣传作用。副补业务档案管理是本市民生档案工作的重要组成部分之一，当前随着城镇化进程不断推进，户籍政策、社保制度不断改革发展，本市副补业务档案管理面临诸多新情况和新问题，进一步规范副补业务档案管理，完好保存有关副补政策调整、资金发放记录凭证以及居民信息变动等档案资料十分重要。各单位要充分认识副补业务档案规范管理的重要性和紧迫性，认真贯彻国家档案法律法规，加强领导，强化管理，采取有力措施，把全市副补业务档案规范化管理提高到一个新的水平。

　　二、认真贯彻执行《保管期限表》规定，切实加强副补业务档案规范化管理

　　各区县粮食行政管理部门要根据市粮食局有关文件及《保管期限表》要求，进一步完善副补业务档案管理制度，建立健全各级责任制，完善相关工作机制，加强指导和监督。近期要组织副补发放所（组）人员认真学习贯彻《保管期限表》规定，落实专人做好副补业务档案管理工作。要积极创造条件，克服困难，落实副补档案存放处所，确保副补档案存放安全。要做好副补档案计算机处理工作，配备必要设备录入副补档案资料。

　　要加强定期或不定期检查和考核，年内要组织力量适时开展一次副补业务档案管理自查，对历年副补业务档案进行一次集中整理，发现问题及时整改，确保副补业务文件材料报表和原始凭证及时整理归档，管理规范，查阅方便，确保副补电子档案规范完整。市粮食局将适时组织副补业务档案管理抽查，对因档案管理不规范造成副补档案（包括电子文档）丢失的相关单位和个人将依法追究责任。

　　各单位在执行《保管期限表》中遇到问题请及时报市粮食局市场处。

　　附件：《本市副食品价格补贴文件材料归档范围及保管期限表》

上海市粮食局
 

二○○九年六月二十六日　

附件：

本市副食品价格补贴文件材料归档范围及保管期限表

　　序号            　　　　条款                          　　　　　　　 保管期限   　　　　　利用范围

　　一、文书档案                                         　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 公开

　　1.上级单位下发的关于政策的文件、代电通知       　　　　　　　永久    

　　2.涉及本区业务的重大会议形成的会议纪要及其他文字材料　　　30年

　　3.上级单位检查本级工作时形成的文字材料       　　　　　　  　10年

　　4.本级单位制定的有关文件、操作办法、工作制度、程序规范    　30年

　　5.本级单位召开的重大会议形成的文字材料   　　　　　　　　    10年

　　6.本级单位的年度工作计划、总结                　　　　　　　　　10年

　　7.本级单位有关人员被奖惩的相关材料          　　　　　　　　   30年

　　二、业务档案                                         　　　　　　　　　　　　　　　　　　 控制

　　（一）统计报表

　　1.副食品价格补贴发放日报表                     　　　　　　　　　  30年

　　2.现金收支存日报表                           　　　　　　　　　　　  30年

　　3.副食品价格补贴收支存情况表                   　　　　　　　　    30年

　　4.副食品价格补贴计划增减变动表                                            30年

　　5.副食品价格补贴资金申请表                                                  永久

　　6.副食品价格补贴发放结算表                                                  永久

　　7.各类与本业务相关的统计年报表、年度汇总表                          永久

　　（二）业务凭证                                                                                                       控制

　　1.辖区内副补对象发放名册                                                     永久

　　2.辖区内有关居民信息的所有原始凭证及变动情况材料

　　(包括副补发放卡、通知单、转移证、统一证明等)                        永久

　　3.各类与本业务有关的居民情况证明材料                                    永久

　　4.各类与本业务有关的居民来信、来电、来访记录及处理意见                                    

　　（其中有市领导批示的　　　　　　　　　　　                      　  永久

　　一般事宜　　　　　　　　　　　　　　　　　                     　   10年）

　　三、电子档案                                                                                                          控制

　　1.月度数据库备份，年度刻录成光盘，做好标识。                        永久

　　2.有关本业务工作的照片、录像等电子影像资料。                       10年